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S'il est possible de s'aider d'un modèle, il est important de personnaliser autant que possible le rapport d'activité pour que celui-ci corresponde aux valeurs et à l'objet social de l'association. A retenir: Le rapport d'activité d'association est un compte-rendu qui fait le point sur la gestion passée, présente et future de l'association. La loi se montre souple quant à son utilisation: non obligatoire sauf exceptions, il reste néanmoins recommandé dans une optique de transparence envers les parties prenantes de l'association. Le rapport d'activité ne doit pas être confondu avec le rapport financier. L'un a pour objectif de faire un bilan de l'année passée et de présenter les grandes orientations futures, tandis que l'autre vise à rendre compte des finances de l'association. Aucune règle de forme ou de fond n'existe quant à la rédaction d'un rapport d'activité d'association. En principe, il doit cependant contenir certaines informations telles que les actions menées au cours de l'année, les projets à réaliser, la nature des relations avec les adhérents, etc.
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Elle a pour objectif de donner un appui pour mieux piloter les projets futurs. C'est un excellent indicateur pour l' allocation des ressources nécessaires à la réalisation de chaque projet (ex. financement, ressources humaines, matériel, etc). Le rapport d'activité contient l'ensemble des activités de l'association: Les accomplissements (ex. l'impact sur l'audience cible, les dons récoltés, etc), Les actions réalisées (ex. les ressources mobilisées, le nombre de bénévoles participants, etc), Une carte des projets futurs avec les coûts associés. Il doit être rédigé de façon claire, précise et transparente. L'utilisation d'images, de graphiques et de schémas est encouragée pour aider à la compréhension du rapport. Une fois rédigé et publié, celui-ci est présenté aux membres de votre Assemblée Générale. Le voir apparaître dans le procès-verbal de votre association peut être une réelle preuve de votre professionnalisme! A noter: les associations ayant recours à un commissaire aux comptes pour leur activité doivent faire appel à son expertise pour authentifier les informations contenues dans le rapport d'activité.
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Les institutionnels: mentionner les organismes qui subventionnent l'association, ceux avec qui l'association voudrait travailler. Les partenaires, les associations amies, les partenaires occasionnels, les parrains et mécènes. Le déroulement des activités Rappel des moments les plus importants vécus en cours d'année. Il peut s'agir des activités, mais aussi des évènements qui ont marqué la vie de l'association à un titre ou à un autre: une manifestation exceptionnelle particulièrement réussie, ou le lancement d'un site Internet, ou une sortie entre adhérents, Bilan des activités: on veillera à présenter d'une année sur l'autre les activités en respectant la même nomenclature, pour autoriser les comparaisons. Qualitativement: signaler l'excellence d'une manifestation, la performance des résultats de certaines équipes, l'intervention d'urgence dans une zone de grandes difficultés sociales Faire le point sur les conditions d'exercice de ces activités, mentionner les nouveaux équipements ou ceux envisagés.
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Voici ce que cela donnerait pour notre association de danse folklorique que je prenais en exemple ici. Vous remarquez au passage que cette approche repose sur l'identification précise des différents aspects du métier de cette association. Story-telling Cette vision quantitative doit être combinée avec une approche qualitative du fonctionnement associatif; il s'agit de raconter comment les choses se sont passées, comment elles ont été vécues de l'intérieur par les participants: c'est ce que j'appelle le « story-telling », le fait de raconter l'histoire. Toujours avec notre association de danse folklorique et sur la base des différentes activités listées dans le tableau ci-dessus, on pourrait avoir quelque chose comme cela: Préparation de la rentrée La rentrée et le planning annuel ont été préparés par Gisèle, Dominique et Marie-Pierre. Comme chaque année, il a fallu préparer le planning des séances et informer la Mairie pour obtenir la salle Malraux qui est notre préférée. Lors du forum des associations, notre association n'était représentée que par deux personnes.
Quelle est la dynamique du bénévolat dans l'association? Quels sont les besoins? L'assemblée générale est l'occasion de faire des appels à projets, des appels à missions. Attention cependant à ne pas être « lassant »: inutile par exemple de demander pour la sixième année si quelqu'un veut bien se charger de la clé du local à la place du Président. Ne pas oublier de saluer les partants. Les projets L'assemblée générale se déroulant toujours au cours de l'exercice suivant, il faut veiller à ne pas confondre les projets de l'année en cours avec ceux de l'année précédente, celle sur quoi porte le rapport moral. On pourra cependant insister sur la préparation qui a permis de réaliser de nouvelles actions en évoquant les réalisations visibles au cours de cette année. On pourra aussi situer ces projets par rapport au long terme: en quoi répondent-ils à une vision ou à une stratégie? Publié initialement le: 3 septembre 2007
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