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). Cela dit, il est très facile de perdre ses dossiers administratifs avec la conservation sous format papier: il suffit d'un dégât des eaux, d'un incendie, d'un vol, ou même d'un oubli. Dans les faits, un coffre-fort dématérialisé représente une solution plus sécurisée que l'impression et le stockage de documents papier. Il semble évidemment plus facile de voler la clé d'un bureau que de pirater une solution numérique hautement sécurisée. Le Cachet Électronique Visible (CEV), option additionnelle, vise à garantir l'intégrité de vos bulletins de paie numériques, même si le salarié décide de les imprimer. Avec un coffre-fort électronique, vos documents sont certifiés authentiques (non modifiables) et leur confidentialité respectée. 4: La gestion technique inhérente à la dématérialisation Mettre en place une solution de dématérialisation peut sembler complexe, mais rassurez-vous, on ne vous demande pas d'en maîtriser tous les aspects techniques. S'il vous faudra un petit temps d'adaptation au début, notamment lors de la mise en place de la solution, vous serez vite à l'aise, d'autant plus qu'il est possible de vous faire accompagner par le prestataire responsable de la mise en place de ce type de logiciel.

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En France, de nombreuses entreprises ont recours à la dématérialisation de leurs bulletins de paie et à la dématérialisation RH en général. Pour autant, savoir s'il faut dématérialiser ou non vos fiches de paie n'est pas une décision anodine. Vous êtes RH ou expert-comptable chargé des bulletins de salaire et vous vous demandez s'il faut passer à la digitalisation? Cet article est fait pour vous. Il répondra à vos questions en listant clairement les avantages et les inconvénients du bulletin de paie dématérialisé. 1: Rappel: qu'est-ce que la dématérialisation du bulletin de paie? La remise du bulletin de paie est l'une des tâches clés – quoique très chronophage – dans l'activité du service RH (ou de l'expert-comptable pour le compte de son client). Toutefois, depuis la loi du 12 mai 2009, il est possible de remettre ce document à vos collaborateurs sous une forme dématérialisée au lieu du format papier traditionnel. On parle alors de bulletin de paie numérique (ou électronique). Notez que depuis le 1er janvier 2017 (grâce à la loi El Khomri), vous n'avez plus à solliciter l'accord des salariés pour leur remettre leurs bulletins de paie dématérialisés.

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Impression, mise sous pli, distribution ou envoi postal et enfin archivage deviennent de l'histoire ancienne. La procédure est automatisée: les fiches de paie sont éditées, classées et transmises de façon électronique aux salariés en quelques clics. Les services RH peuvent consacrer davantage de temps sur des missions à valeur ajoutée, plutôt que sur ces tâches chronophages et fastidieuses. Autre avantage, en limitant les impressions papier dont les fiches de paie font partie, l'entreprise réduit aussi son empreinte écologique. Elle diffuse par ailleurs une image positive, performante et moderne auprès de ses salariés. L'intérêt pour les salariés Pour les salariés, la dématérialisation du bulletin de paie leur garantit un archivage sécurisé. Les documents sont facilement accessibles depuis un espace sécurisé. Le risque de les égarer est quasi nul et surtout les bulletins de paie sont accessibles à tout moment depuis n'importe où. L'employeur doit s'engager à rendre les bulletins de paie accessibles par ses salariés pendant 50 ans jusqu'aux 75 ans du salarié.

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La loi El Khomri (2016) La loi Travail du 8 août 2016 a introduit différentes mesures de simplification administrative dans la gestion des entreprises. L'article 54 définit les règles concernant le bulletin de paie numérique. Le principe est d'en "garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité". L'entreprise peut elle-même le mettre en œuvre ou recourir aux services d'un prestataire spécialisé. Comme la fiche de salaire papier, le bulletin de paie numérique doit comporter les mentions suivantes: l'identité de l'employeur, avec code APE et n° de SIRET, la convention collective applicable ou mention d'articles du Code du travail; l'identité du salarié avec son emploi, sa classification conventionnelle; le nombre d'heures de travail effectué et le nombre d'heures supplémentaires; le montant du salaire de base, brut et net; les congés payés; les cotisations prévoyance et les charges sociales; le montant du prélèvement d'impôt à la source.

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DOCUMENTER LA CONFORMITÉ Pour prouver votre conformité au règlement, vous devez constituer et regrouper la documentation nécessaire. Les actions et documents réalisés à chaque étape doivent être réexaminés et actualisés régulièrement pour assurer une protection des données en continu. Bulletin de paie dématérialisé obligatoire 2019 Avec le coffre Digiposte de la Poste, écouter les avantages du stockage expliqués dans la vidéo suivante. En bref, le bulletin de paye dématérialisé offre les avantages suivants: économie pour le salarié et l'entreprise disponibilité rapidité pérennité efficacité Le bulletin de paie dématérialisé: le coffre fort l'expérience du Bulletin de Paie numérique avec le coffre-fort Digiposte (La Poste) chez AG2R La Mondiale et SNCF. Bulletin de paie dématérialisé obligatoire 2018 Des changements ont eu lieu sur la fiche de paie en 2018, ce qui permet désormais aux entreprises de délivrer une fiche de paie simplifié. Le nombre de lignes a été divisé par deux et les libellés sont désormais plus clairs, avec une nouvelle présentation des rubriques.

Pour effectuer une signature sur un PDF, l'entreprise devra se procurer un certificat de signature électronique RGS (Référentiel Général de Sécurité). Que se passe-t-il si un salarié quitte l'entreprise? Au départ du salarié, l'entreprise mettra en sommeil le coffre-fort individuel du salarié pendant cinq ans (durée légale de conservation des bulletins de paie par une entreprise). Ce dernier pourra récupérer facilement l'ensemble de ses bulletins de paie sur son ordinateur personnel et les réimprimer si besoin et/ou les transférer dans un nouveau coffre-fort électronique. Comment choisir son prestataire? Les éditeurs de coffres forts électroniques (CFE) proposent des solutions conformes au cadre légal et aux normes en vigueur (ex: FNTC ou AFNOR). Il est donc vivement conseillé de choisir un prestataire labellisé et/ ou certifié par ces organismes ou répondant aux caractéristiques de ces référentiels. Les CFE étant majoritairement hébergés dans le cloud, il est important de sélectionner un prestataire à dimension nationale offrant une garantie de disponibilité du service dans les années à venir – reposant sur un fournisseur tel qu'Orange Business Services par exemple.