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L'ordre du jour de l'assemblée générale de copropriété détermine les questions qui seront abordées durant la réunion et les points qui pourront y être votés. Les décisions prises reposent sur le suivi strict de ce fil rouge. Il est donc essentiel que l'ordre du jour soit anticipé et réalisé avec soin. Voici quelques explications. L'ordre du jour: quelques règles à suivre L'ordre du jour doit être porté à la connaissance des copropriétaires avant l'assemblée générale de copropriété. Il accompagne la convocation à l'AG adressée par le syndic 21 jours maximum avant la date de la réunion. Si la rédaction de l'ordre du jour d'assemblée générale de copropriétaires relève du syndic, tout copropriétaire peut décider de porter une ou plusieurs questions à l'ordre du jour. Pour ce faire, il adresse sa demande au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception et cela avant la rédaction et l'envoi des convocations. Cette demande peut être effectuée à tout moment de l'année. En effet, la loi ne prévoit aucunement une date limite d'envoi des questions à porter à l'ordre du jour et cela même s'il en est fait mention dans le règlement intérieur de la copropriété ou si cette résolution a été votée en assemblée générale.
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En effet, l'ordre du jour de la prochaine assemblée doit figurer sur les convocations envoyées par le syndic au moins vingt et un jour avant la réunion. Dans le cas où le délai est trop court, le syndic sera dans l'obligation de reporter la question à l'assemblée suivante. Qui notifier? Cette demande doit être envoyée au syndic. Comment procéder? Bien que l'envoi électronique soit possible, si certaines mesures sont prises, faire sa demande via une lettre recommandée avec accusé de réception est fortement conseillé. SOLUTIONS RECOMMANDÉES II - Les documents à joindre Un projet de résolution Dans certains cas, un projet de résolution doit être joint à la demande. Cette obligation concerne certains aménagements de locaux ou toute demande en justice par exemple. Référez-vous à l'article 11 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 pour en avoir la liste complète. Pour les travaux Lorsqu'un copropriétaire souhaite mettre en place certains travaux, le document à joindre à la demande d'inscription à l'ordre du jour consiste à préciser l'implantation et la consistance des travaux.
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Il en était ainsi dans une affaire ou un copropriétaire demandait au syndic « de prendre conseil auprès d'un avocat de la copropriété et de lire en assemblée sa réponse sur ce point précis ». D'évidence, il ne s'agissait pas d'une question susceptible de faire l'objet d'un vote (V. CA Colmar, 12 juin 2008, n° 2A07/01295: JurisData n° 2008-368054 Les formalités relatives à l'inscription de la question à l'ordre du jour L'ordre du jour soumis à l'assemblée générale est établi par le syndic en concertation avec le conseil syndical. Depuis le 1er septembre 2004, la règle applicable à cette question a été modifiée. (article 10 du décret de 1967): « A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante.