Top 10 Des Meilleurs Logiciels Ged (Gestion Électronique Des Documents)
Aussi, cela favorise la rationalisation du contenu du serveur par l'organisation des dossiers de façon ordonnée. Un bon plan de classement facilite les échanges au sein des différentes équipes de l'entreprise et simplifie la tâche du service d'archives qui pourra récupérer et traiter plus aisément les documents pour leur conservation définitive. Le plan de conservation a pour but principal de structurer et ordonner la production des documents dès leur création. Les fonctions de la GED (Gestion électronique des documents). Cela rend leur conservation plus facile. Il faut à cet effet tenir compte de plusieurs principes de structuration permettant l'organisation et la ventilation des données entre les serveurs personnels et les serveurs du service. Aussi, cela impose une hiérarchisation de l'information dans un plan de classement thématique traduisant les activités du service. Dans la définition plan de classement, il est nécessaire de veiller à ce qu'aucun document important n'échappe à la vigilance des agents. C'est là tout l'intérêt de l'application des principes de structuration qui sont pensées pour éviter toute perte de données, une situation à craindre lorsqu'il y a surabondance de sous-dossiers et en cas de classement inadapté.
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Un système de GED en licence libre se révèle plus adéquat si l'on désire archiver électroniquement ses documents dans le temps, même si l'éditeur de la solution est amené à disparaitre, la communauté open source peut continuer à maintenir et porter le projet. Quels sont les différents types de classement ? - SCAN Center. Voici une liste des plateformes de GED disponibles en open source: * Alfresco * Maarch * Nuxeo [Etape 4] Diffusion des documents La quatrième étape de la GED consiste à diffuser les documents. La diffusion des documents peut se faire via l'internet ou l'intranet. À propos de siammalachite Etudiante informatiste en 4éme année à l'école des sciences de l'information
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S'il y a un très grand nombre de documents, il pourrait filtrer les documents selon le classement qu'il désire, comme « Analyse » ou « Prévente » par exemple. L'avantage subtil dans ce cas de figure, est que l'utilisateur peut choisir l'un ou l'autre filtre selon sa connaissance du projet, et repérer la bonne information. Comment élaborer un plan de classement des archives électroniques ?. Par exemple, un collaborateur faisant une recherche via le filtre "Prévente", sans savoir qu'une analyse ait été faite, pourra trouver le document "Analyse" par ce biais. La clé est qu' il n'est plus requis pour l'utilisateur de connaître toute l'information pour retrouver le document, mais une partie de l'information suffit. Cette méthode permet aussi de nouvelles fonctionnalités comme les recherches « horizontales », où il serait possible de repérer tous les documents d'analyse pour un même client, peu importe le projet, ce qui aurait été une tâche laborieuse dans le premier scénario. Optimiser la classification des documents en entreprise pour améliorer la productivité Vous l'aurez compris, peu importe le filtre choisi, notre collaborateur pourra désormais retrouver l'information rapidement.
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L'indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. On distingue à ce titre: L'indexation par type: elle offre une description formelle du document en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc. ) dont le vocabulaire est standardisé afin de permettre l'utilisation de ces métadonnées par le plus grand nombre d'outils de recherche. Classement electronique des documents un. L'indexation par concepts ou mots-clés: elle vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Il peut s'agir ici, pour le concepteur du système ou le créateur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus souvent; on parle alors d' indexation statistique. Il peut aussi s'agir d'un système plus évolué où le concepteur sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d'équivalence) en rapport avec le document pour vous familiariser avec l'édition.
Les plus performants sont ceux à base de SVM ou encore de Boosting (qui reposent sur AdaBoost). D'autres méthodes de mesure de similarité (tel que la similarité cosine), ou encore probabiliste (les classifieurs bayésiens naïfs) peuvent également être mises en œuvre. Classement electronique des documents francais. On utilise dans les systèmes les plus performants une combinaison de plusieurs systèmes de classification départagés par une méthode de vote [ réf. souhaitée]. Mesures de performances [ modifier | modifier le code] Métriques [ modifier | modifier le code] On évalue les performances des systèmes de classification de documents avec des mesures telles que la précision et le rappel, ou encore le F-Score. Évaluation scientifique [ modifier | modifier le code] Les chercheurs qui travaillent sur la classification de documents participent à des conférences nationales ou internationales, ainsi qu'à des campagnes d'évaluation. En France, la campagne DEFT (Défi fouille de texte) permet chaque année à des équipes de chercheurs de mesurer les performances de classification sur des tâches variées (genre, catégories, opinions, segmentation).